Beleid Persoonsgegevens

 

Beleid Persoonsgegevens Foto Ko van Leeuwen

kovanleeuwen.nl, fotokvl.nl, incidentnet.nl, ijmondpano.nl, wandfoto.nl, e.a.



Versie: 1.0

Auteur: Ko van Leeuwen

Datum: 22 januari 2020



1: Definities

Algemene persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens die niet onder bijzondere persoonsgegevens vallen.

AVG

De Europeese Algemene Verordering Gegevensbescherming zoals gelding per 25 mei 2018

Betrokkene

De persoon om wiens gegevens het gaat. Dit kan alleen een levende individu zijn. Organisaties, goederen en dieren vallen hier niet onder.

Bijzondere persoonsgegevens

Dit zijn ras/etniciteit, politieke opvattingen, religie, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheid, sexueel leven en of strafrechtelijke veroordelingen.

Foto’s

Het beeldmateriaal dat eindproduct is van Foto Ko van Leeuwen.

Persoonsgegevens

Alle gegevens waarbij een persoon kan worden geïndificeerd.

Verantwoordelijke

Degene die de verantwoordelijkheid heeft voor de verwerking, ook als deze het niet zelf doet.

Verwerker

Degene die de verwerking daadwerkelijk doet, maar niet verantwoordelijke is.

Verwerking

Alle handelingen zoals opvragen, gebruiken, verzamelen, opslaan, combineren, wijzigen, doorsturen afschermen en wissen.

Video

Waar gesproken wordt over foto’s kan ook video worden gelezen.



2: Algemeen

2.1: Inleiding

Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Foto Ko van Leeuwen. Hieronder vallen interne verwerkingen en de websites kovanleeuwen.nl (fotokvl.nl/incidentnet.nl), wandfoto.nl, ijmondpano.nl en eventueel later te creeëren websites en produkten.

Persoonsgegevens hebben enkel betrekking op natuurlijke personen. Rechtspersonen, persoonlijke eigendommen, merken, registratiecodes en dieren vallen hier buiten.

De verwerking van deze persoonsgegevens vindt plaats met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en met inachtneming van de Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), alsmede op het moment van verwerking actuele nationale wet- en regelgeving.

De AVG schrijft voor dat Foto Ko van Leeuwen inzicht geeft in de manier waarop de persoonsgegevens worden verwerkt, met daarbij de aard van de persoonsgegevens, de rechtsgrond en het doel van de gegevensverwerking en de rechten die betrokkenen dienaangaande kunnen uitoefenen.

De AVG heeft overigens betrekking op de verwerking van persoonsgegevens en niet op de privacy in het algemeen.

Foto Ko van Leeuwen zal het beleid met betrekking tot persoonsgegevens van tijd tot tijd evalueren, om te controleren of dit beleid nog wel actueel is.

Waar gesproken wordt over foto’s kan ook video gelezen worden.

De AVG heeft geen terugwerkende kracht.

2.2: Verantwoordelijke en Verwerker

2.2.a: Bedrijfsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van bedrijfsmatige persoonsgegevens is:

Foto Ko van Leeuwen

Orionweg 22

1973 TL Ijmuiden

http://www.kovanleeuwen.nl/

info@kovanleeuwen.nl

KvK: 34.13.28.78

(Oude adressen: Orionweg 18, Schiplaan 116 en Postbus 136 zijn vervallen)



Ko van Leeuwen is de functionaris gegvensbescherming. Verwerkers zijn de boekhouder, de eigenaar van factuur-website, hostingprovider, backup-provider en anderen.

2.3: Foto’s en andere non-bedrijfsgegevens

Bij het gebruik van niet-bedrijfsgegevens (foto’s en video’s als product van Foto Ko van Leeuwen) zal de rol van verantwoordelijke en verwerker afhankelijk zijn van de afgesproken manier van werken. Dit zal per opdracht worden afgesproken.

2.3.a: Persoonsgegevens die worden verwerkt

Foto Ko van Leeuwen verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

– Persoonsgegevens voor bedrijfsmatig gebruik, website en webshop

– Persoonsgegevens/foto’s binnen bedrijfopdrachten

– Persoonsgegevens binnen een jourmalistieke context

– Persoonsgegevens binnen evenementfotografie

– Persoonsgegevens binnen vrije fotografie

Persoonsgegevens voor bedrijfsmatig gebruik, website en webshop

Binnen Foto Ko van Leeuwen worden persoonsgegevens verwerkt en bewaard voor bedrijfsmatig gebruik: Administratief en en op website en webshop:



2.4: Algemene persoonsgegevens

– Voornaam

Voor het aanspreken

– Achternaam

Voor het aanspreken

– Geslacht

Voor in correspondentie als Dhr. of Mw.

– Email

Voor communicatie

– Telefoonnummer

Voor communicatie

– Doel

De reden waarom de persoonsgegevens worden opgeslagen (dit is meestal te herleiden uit email en/of facturen)

2.5: Adresgegevens


– Straat, huisnummer, postcode, plaats

Voor correspondentie en/of bezoek/afleveren

– Organisatie

Waar men aan verbonden is

– Functie

Functie binnen de organisatie



2.6: Financiële gegevens


– Bankrekeningnummer

Ivm facturering en verplichtingen belastingdienst

– Klantnummer

Ivm facturering en verplichtingen belastingdienst

– Factuurnummer

Ivm facturering en verplichtingen belastingdienst



Bijzondere persoonsgegevens

– Pasfoto of profielfoto

Voorzover verstrekt door de persoon of aanwezig in social media profielen

(Dit betreft niet foto’s welke product zijn van Foto Ko van Leeuwen. Deze worden in een apart hoofdstuk besproken)

2.7: Externe email

In principe wordt alle email ingelezen op lokale systemen. Echter, voor de bedrijfsvoering is het noodzakelijk dat recente email ook via webmail is te raadplegen. Deze webmail wordt eens in de +/- 6 weken verwijderd.

2.8: Gebruik van cookies op website

Foto Ko van Leeuwen gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.



De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden. U kunt zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

2.9: Verwerkingsgrond

Foto Ko van Leeuwen verwerkt persoonsgegevens voor bedrijfsmatig gebruik uitsluitend indien:

a) De betrokkene wiens gegevens het betreft daarvoor toestemming heeft gegeven

b) de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die Foto Ko van Leeuwen met betrokkene heeft gesloten

c) Foto Ko van Leeuwen een wettelijke verplichting dient na te komen

d) een gerechtvaardigd belang van Foto Ko van Leeuwen, waaronder mede wordt verstaan het onder de aandacht brengen van de producten en diensten van Foto Ko van Leeuwen aan betrokkenen alsmede het onderhouden van bestaande contacten van vóór 25 mei 2018.

2.10: Verwerkingsdoel

De hierboven genoemde (persoons)gegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:

– uitvoering opdracht of overeenkomst met betrokkene

– facturatie

– afleveren producten (foto’s, ander materiaal) of diensten

– informatie over wijzigen producten en diensten

– marketing, promotie, reclame, versturen nieuwsbrieven

– telefonisch contact, e-mailcontact

– uitvoering wettelijke verplichtingen



2.11: Delen van persoonsgegevens met derden

Foto Ko van Leeuwen verstrekt uw gegevens in beginsel niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

In geval Foto Ko van Leeuwen verwerkingsverantwoordelijke is zoals omschreven in de AVG, zal uitbesteding alleen worden gedaan aan organisaties met wie een verwerkersovereenkomst is aangegaan waaruit blijkt dat ze werken volgens de AVG. Dit om te zorgen dat deze organisaties eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens hanteren. Foto Ko van Leeuwen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In geval Foto Ko van Leeuwen verwerker is zoals omschreven in de AVG zal de verwerkingsverantwoordelijke een verklaring worden gegeven waarin Foto Ko van Leeuwen aangeeft te werken volgens de regels van de AVG.

2.12: Bewaarduur van persoonsgegevens

Foto Ko van Leeuwen zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteren wij per doel de volgende bewaartermijnen:

– Wettelijke grondslag:

wettelijke bewaartermijnen

– Marketingdoeleinden:

5 jaar

– Verzenden nieuwsbrief en/of reclame:

5 jaar

– Informeren over wijzigingen van diensten:

5 jaar

– Geleverde producten:

Geen termijn aangezien producten (foto’s) lang mee gaan

De betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens voor “marketingdoeleinden, het versturen van nieuwsbrieven of reclame. Dit kan via de websites (later) van Foto Ko van Leeuwen of door middel van telefoon of e-mail. Foto Ko van Leeuwen zal de gegevens van betrokkene daarop niet meer gebruiken voor die doeleinden.

2.13: Geautomatiseerde verwerkingen

Bij Foto Ko van Leeuwen is geen sprake van automatische verwerking van persoonsgegevens. Binnen de fotodatabase wordt in beperkte mate personen aan foto’s gekoppeld.

2.14: Beveiliging van de vastgelegde persoonsgegevens

Foto Ko van Leeuwen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met Foto Ko van Leeuwen.

Als zich toch onverhoopt een datalek voordoet, dan zal Foto Ko van Leeuwen onverwijld alle noodzakelijke stappen ondernemen om de gevolgen van het datalek zo veel mogelijke te beperken. Foto Ko van Leeuwen meldt, indien er sprake is van een risico voor de persoonsgegevens, binnen 72 uur het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als er schadelijke gevolgen te voorzien zijn voor de betrokkenen neemt Foto Ko van Leeuwen onverwijld contact op met deze betrokkenen.

2.15: Inzagerecht

Een betrokkene kan verzoeken om gegevens in te zien binnen een maand. Foto Ko van Leeuwen moet hier aan tegemoed komen als een van de in Artikel 15 AVG genoemde voorwaarden van toepassing zijn. De betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

2.16: Gegevenswissing / Gegevenswijziging

Een betrokkene kan verzoeken om gegevens te verwijderen binnen een maand. Foto Ko van Leeuwen moet hier aan tegemoed komen als een van de in Artikel 17 AVG genoemde voorwaarden van toepassing zijn.

Gegevenswissing en Gegevenswijziging kan door Foto Ko van Leeuwen geweigerd worden als er sprake is van journalistieke belangen (Artikel 17, lid 3.a AVG), archiveringsbelangen (Artikel 17, lid 3d AVG), danwel rechtsvordering (Artikel 17, lid 3e AVG).

2.17: Intrekken toestemming

U heeft het recht om verleende toestemming in het kader van de hierboven genoemde verwerking van persoonsgegevens in te trekken, voor zover dit onder meer niet in strijd is met overige wetgeving (zoals bijvoorbeeld gegevens die verplicht zijn voor de financiële administratie), of dit niet onnodig de grondrechten van Foto Ko van Leeuwen schendt, zoals het recht op vrije meningsuiting en informatie (waaronder artistieke en journalistieke vrijheid).

Door betrokkene ondertekende contracten over het gebruik van foto’s in het kader van bijvoorbeeld het portretrecht, zoals een modelovereenkomst en/of quit claim zijn in beginsel uitgesloten van het recht op intrekking van toestemming.

2.18: Doorgifte aan derden

Foto Ko van Leeuwen geeft persoonsgegevens niet door aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van betrokkene.

2.19: Gebruikte software

Binnen Foto Ko van Leeuwen zijn er de volgende programma’s welke persoonsgegevens vastleggen:

– Email, op PC en online

– Adresboek software

– Fotobewerkingssoftware

– Videobewerkingssoftware

– Content Management Software (website)

– Webshop/Beeldbank software

Alle software wordt gebruikt op omgevingen met passende beveiliging.

Alle persoonsgegevens worden handmatig aangebracht. Er wordt geen gebruik gemaakt van automatische generatie.

2.20: Gebruikte Hardware / Omgevingen

– Desktop PC

– Laptop

– Mobiele Telefoon

– Tablet

– Website

Al deze omgevingen hebben een passende beveiliging.

3: Klachten

Klachten m.b.t. dez privacyregels kunen worden ingediend via de adressen zoals vemeld in paragraaf Bedrijfsgegevens. Hier dient men wel voldoende waarborg te leveren dat men is wie men zegt te zijn.

Ook kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

4: Herkenbaar op de foto

Overweging 51 AVG stelt: De verwerking van foto's mag niet systematisch worden beschouwd als verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, aangezien foto's alleen onder de definitie van biometrische gegevens vallen wanneer zij worden verwerkt met behulp van bepaalde technische middelen die de unieke identificatie of authenticatie van een natuurlijke persoon mogelijk maken.

Bovenstaande houdt in dat een portretfoto c.q. een foto waar betrokkene herkenbaar op staat niet automatisch een bijzonder persoonsgegeven is. Er hoeft door Foto Ko van Leeuwen daarom niet om toestemming te worden gevraagd zolang de foto’s worden gemaakt in of vanuit de openbare ruimte en/of openbare gelegenheid.

Het feit dat een persoon op een foto staat maakt dit niet automatisch tot een (bijzonder) persoonsgegeven. Binnen Foto Ko van Leeuwen wordt geen software gebruikt om (bijzondere) persoonsgegevens te verrijken en/of te herkennen.

In beperkte mate wordt bij foto’s namen en/of functie van personen vastgelegd. Dit alleen als hier noodzaak toe is, een logisch gevolg van het onderwerp (Directeur Frans verwelkomt zijn gasten) of als dit onderdeel van de opdracht is.

Er kan wel sprake zijn van portretrechten. Deze worden geregeld in de Nederlandse Auteurswet, Artikelen 19 t/m 21. Foto Ko van Leeuwen volgt deze artikelen.

5: Persoonsgegevens/foto’s binnen bedrijfopdrachten

Dit onderdeel wordt nader ingevuld.

6: Persoonsgegevens binnen een Journalistieke context

Overweging 153 AVG stelt:

Voor de verwerking van persoonsgegevens enkel voor journalistieke doeleinden of ten behoeve van academische, artistieke en literaire uitdrukkingsvormen moeten afwijkingen van of uitzonderingen op een aantal bepalingen van deze verordening worden ingesteld, teneinde indien nodig het recht op bescherming van persoonsgegevens te verzoenen met het recht op de vrijheid van meningsuiting en van informatie, zoals dat in artikel 11 van het Handvest is vastgelegd.

En:

Gelet op het belang van het recht van vrijheid van meningsuiting in elke democratische samenleving, dienen begrippen die betrekking hebben op die vrijheid, zoals journalistiek, ruim te worden uitgelegd.

Meer nog dan in het verleden zal Foto Ko van Leeuwen foto’s alleen voor journalistieke doeleinden gebruikt worden. Foto’s waar geen personen op zichtbaar zijn kunnen wel op andere manieren gebruikt worden.

In beperkte mate wordt bij foto’s namen en/of functie van personen vastgelegd. Dit alleen als hier noodzaak toe is of een logisch gevolg van het onderwerp (Brugemeester Frank knipt lintje door).

Artikel 17 lid 3.a van de AVG stelt verder dat het recht op gegevenswissing niet van toepassing op het uitoefenen van het recht op de vrijheid van meningsuiting en informatie.

7: Persoonsgegevens binnen evenementfotografie

Dit onderdeel wordt nader ingevuld.

8: Persoonsgegevens binnen commerciële verkoop of reclamefotografie

Daar waar sprake is van commerciële fotografie (foto’s welke b.v. via wandfoto.nl worden aangeboden) zal altijd toestemming moeten zijn van de betrokkene. Deze moet ook weten voor welke context men toestemming geeft.

Idem voor fotografie die wordt gebruikt in reclame.

9: Datalek

In geval van een datalek zal Foto Ko van Leeuwen direct maatregelen nemen en zullen zullen, afhankelijk van de situatie verantwoordelijken en/of betrokkenen worden ingelicht. Gaat het om een digitaal lek dan zal de internetverbinding worden losgekoppeld. Tegelijkertijd zal worden onderzocht wat voor soort lek het is en hoe dit verholpen kan worden. Verhelpen van het lek zal de grootste prioriteit krijgen.

Om succesvolle fysieke diefstal te beperken wordt alle apparatuur voorzien van wachtwoorden en andere beschermende maatregelen. Het voor handen hebben van floppydrives en DVD-writers wordt uitgefaseerd.

In alle gevallen zal een datalek de grootste prioriteit krijgen.



10: Appendix A

10.1: Verantwoordelijke / Verwerkers verklaring

(Deze verklaring zal onderdeel worden van het standaard opdrachtformulier)

Deze verklaring heeft betrekking op de overeenkomst die Foto Ko van Leeuwen en XXXX hebben gesloten aangaande:

……………………………………………………………………..

In de periode ……………………………..

Foto Ko van Leeuwen verklaart persoonsgegevens te verwerken volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming zoals geldig per 25 mei 2018. Alle bedrijfsprocessen zijn daarop ingericht.

Van leveranciers van diensten heeft Foto Ko van Leeuwen AVG-verklaringen liggen. Websites, webshops en online beeldbanken zijn ingericht volgens de SSL-standaarden.

XXXX is verantwoordelijke in het kader van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze vallen binnen de opdracht. Foto Ko van Leeuwen is daarbij de verwerker.

Foto Ko van Leeuwen is de verantwoordelijke in het kader van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze vallen binnen de opdracht. XXXX is daarbij de verwerker.







 

Inscrhijven maillist  / Sign up for email promotions.

Uw gegevens m.b.t. de maillist worden niet gedeeld met anderen / Your information is safe with us and won't be shared.

Dank u voor het inschrijven / Thank you for signing up!

 
Loading More Photos
Scroll To Top
Close Window
Loading
Close